¿Cómo planificar un proyecto web?

A la hora de planificar un proyecto web es importante definir una serie de puntos clave para su buen desarrollo. ¿Ya sabes por dónde empezar?

En este artículo quiero recoger 13 aspectos fundamentales que hay que tener en cuenta para planificar un proyecto web eficazmente.

1. Descripción de la empresa o marca

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Antes de empezar con el diseño web de nuestro proyecto, hay que tener clara la descripción de nuestra empresa o marca. ¿Tenemos bien definida la comunicación que queremos hacer? ¿Los valores que queremos transmitir?

En el caso de no tenerlo claro, podemos realizar un análisis DAFO (fortalezas y debilidades + oportunidades y amenazas); nos puede ser de gran ayuda para acabar de definir lo que queremos plasmar en nuestra web.

2. Definición de objetivos web

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En este segundo punto de nuestro proyecto web, ya sea personal o para nuestra empresa, es importante definir los objetivos, es decir, qué queremos lograr con la web. Y no vale aquello de “porque todo el mundo tiene una web”. Los objetivos pueden ser varios: fidelizar clientes, notoriedad de marca, venta de productos o servicios, catálogo de productos, etc.

Podemos realizar este ejercicio ayudándonos de preguntas como por ejemplo:

• ¿Por qué mi público debe visitar mi web?
• ¿Qué sensación o personalidad de marca quiero que transmita mi web?
• ¿Qué quiero conseguir que haga el usuario en mi web?

Una vez definidos, marcaremos el camino para conseguir los objetivos.

3. Descripción de público objetivo

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Para definir los objetivos también hay que tener claro cuál es nuestro público objetivo, así saber a quién nos dirigimos.

También es importante conocer el nivel de experiencia tecnológica de nuestro público objetivo, ya que no es lo mismo un proyecto dirigido a niños que uno para gente de edad avanzada. El nivel complejidad y el lenguaje verbal y visual variará y repercutirá en el diseño, idiomas, etc.

4. Definición de equipo de trabajo

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A veces, con un diseñador web es suficiente, no obstante, en función de la complejidad del proyecto web, puede ser necesario incorporar otras piezas clave para el desarrollo del proyecto. Es decir, tendremos que crear un equipo de trabajo idóneo para llevar a cabo nuestro proyecto.

En un proyecto web podemos encontrarnos con perfiles muy diversos, el éxito pasa por conseguir que todos los miembros del equipo se entiendan y vayan a una. Buena parte de este éxito recae en el Director o jefe de proyecto. A su alrededor podemos encontrar:

• Diseño: se encarga de la estructura visual, lo que después verá el usuario cuando entre en la web (formas, colores, tipografías, efectos visuales, etc.).
• Maquetación: traduce todos estos “dibujos” de diseño a lenguajes que puedan ser interpretados por un navegador. A partir de aquí el sitio web ya cuenta con interactividad.
• Programación: la web pasa de ser estática a dinámica, permitiendo consultar bases de datos.
• Contenidos: una vez tenemos la web montada, toca hacer la parte con la cual el usuario interactuará, es decir, los textos, imágenes, vídeos, audios, etc.
• Sistemas: responsable de montar los servidores web.

5. Comunicación entre el equipo de trabajo

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La comunicación entre los diferentes miembros del equipo de proyecto que hemos definido debe ser fluida. El proyecto no puede fallar o detenerse por problemas internos de comunicación.

Por tanto, hay que buscar la mejor herramienta de comunicación para nuestro proyecto. Existen muchas herramientas, quedarnos con una u otra ya dependerá de nuestra experiencia, las necesidades del proyecto y el equipo de trabajo: Skype, Slack, Teams, Google Hangouts, etc.

En el caso de colaborar con muchas personas en el proyecto y queremos tener una comunicación ágil, es interesante definir un documento con los datos de contacto de todos los miembros del equipo: nombre, apellidos, teléfono, correo, empresa, responsabilidad, usuario de la herramienta de comunicación que usemos (por ejemplo Skype), etc.

Todos los miembros del equipo han de tener acceso a este listado y siempre tiene que estar actualizado conforme vaya entrando o saliendo gente del equipo.

Es importante centralizar toda la comunicación en esta herramienta y, en la medida de lo posible, crear un chat o grupo de conversación con todo el equipo para poder enviar información relevante y que todos puedan recibirla. Además, si queda registrado por escrito evitaremos confusiones a posteriori.

6. Herramientas para el equipo de trabajo

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Ya sean muchas o pocas personas en el proyecto, también hay que pensar en qué herramientas trabajar para el proyecto web. De esta forma optimizaremos el trabajo, los esfuerzos y facilitaremos también la comunicación.

A diferencia de la herramienta de comunicación del punto anterior, esta herramienta será la que recogerá las fases del proyecto, tareas, responsabilidades, seguimiento de estados, información de errores, calendario, etc. Si encontramos una herramienta que se adapta a la gestión del proyecto y la comunicación del equipo, ¡genial!

El responsable de proyecto es el encargado de poner en marcha estas herramientas. Existen muchas herramientas de gestión de proyectos que nos pueden servir: Asana, Teamwork, Trello, Teambox, Basecamp, etc. Eso ya depende de cómo trabajemos, cuántas personas hay implicadas y el tipo de proyecto, pero mi favorita es Trello.

7. Espacio para documentos comunes

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Toda la documentación necesaria para el desarrollo del proyecto y la que vayamos generando conforme avance el proyecto siempre tiene que estar al alcance de todos los miembros del equipo de trabajo para cuando la necesiten.

Para trabajar de forma óptima y ágil solo puede existir una versión de cada documento y todos tienen que tener la misma.

Por tanto, hay que crear un espacio en la nube (Dropbox, Google Drive, OneDrive…) o en el propio servidor para almacenar toda esta documentación y ordenarla de manera que sea muy sencilla encontrarla.

8. Documento de requerimientos

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Para tirar adelante el proyecto hay que generar un documento de requerimientos. Este documento será nuestra biblia del proyecto, es decir, solo se podrá hacer lo que pone en el documento, ni más ni menos.

El documento de requerimientos nos será de gran ayuda para diseñar las maquetas o dibujos del proyecto con las funcionalidades que queramos que haga la web, es decir, definiremos el circuito, pero sin diseño.

Es importante que este documento pueda ser consultado por todos los miembros del equipo, por tanto, tiene que estar en un lenguaje que todos puedan entender.

9. Calendario del proyecto web

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Y ya con el documento de requerimientos en marcha y accesible, tenemos que definir el calendario.

El calendario del proyecto web tiene que incluir la fecha de inicio y fecha final del proyecto. En la medida de lo posible, hay que intentar que las fases y tareas se cumplan, por tanto, estas fechas tienen que ser realistas. Hay que conseguir que los diferentes miembros del equipo puedan trabajar en paralelo y que no pierdan el tiempo o se bloqueen en el caso de que una persona o departamento no cumpla con su parte.

A la hora de definir el calendario tienen que intervenir varios miembros del equipo de proyecto y siempre hay que añadir una breve desviación (10%, por ejemplo) por los imprevistos que puedan surgir (que siempre están). Mejor prever una fecha de final de proyecto posterior y tener este pequeño margen para poder hacer más test.

Otro punto clave es la fecha de estreno de la web. ¿Qué pasará al día siguiente de publicar? Siempre hay cosas por hacer y esto tiene que quedar muy claro en nuestro calendario. Mantenimientos, comprobaciones, contenidos, etc.

10. Inserción de contenidos

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Una vez tenemos la web diseñada, maquetada y programada, llega el momento de llenarla de contenidos: textos, imágenes, vídeos, audios, etc.

Es importante que todo lo que sea texto que pase por manos de un experto en copywriting o periodista. Si nuestra web tiene alguna falta de ortografía perderá confianza y profesionalidad. Es más, si solo tenemos una única falta, puede que sea lo que más destaque desgraciadamente. Hoy en día somos muy exigentes en estas cosas…

11. Test web: en búsqueda de errores

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Es recomendable que, por lo menos dos personas con perfiles muy diferentes, se dediquen a revisar toda la web, testeando en profundidad y poniéndola al límite. Por ejemplo, enviando hasta 5 veces un mismo formulario y ver si realmente responde lo que tiene que responder. También, comprando un producto a través de nuestro móvil y ver si el proceso de compra es correcto.

Es muy fácil que en este punto encontremos varios errores o funcionalidades que no acaban de funcionar. Por eso es importante tener en cuenta esta fase a la hora de definir el calendario del proyecto web.

Una vez tengamos detectados estos errores, los derivaremos a sus responsables (diseño, contenidos, programación, etc.). Y, en cuanto estén los errores solventados, volveremos a publicar y testear.

12. Publicación de la web

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Llega el día de la publicación y pueden surgir nervios, es importante no perder la calma. Es un día en el que hay que estar en alerta porque puede surgir cualquier imprevisto, ya sea nuevo o que no se haya detectado durante la fase de testeo.

Es muy común que durante los test no haya ningún problema con el servidor, ya que somos pocos testeando, pero el día de la publicación de la web el servidor puede caer porque no soporta tanto tráfico web. Todo el equipo tiene que estar preparado para dar una respuesta inmediata y, si es necesario, disponer de un plan B.

13. Mantenimiento web

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Una vez hemos pasado el día del estreno de la web, tenemos que tener definido también el mantenimiento web. Es decir, tendremos que tener claro qué haremos después de la publicación de la nueva web:

• Generar nuevos contenidos en la sección de blog o noticias de la web para mantener a nuestros usuarios informados.
• Trabajar el posicionamiento web.
• En el caso de disponer de una tienda online, saber qué productos hay que modificar, añadir o eliminar.
• Actualizar el stock de nuestros productos.
• Actualizar las imágenes de producto o servicios.
• Definir unas pautas de mantenimiento web: copias de seguridad, actualización de software, theme, plugins, módulos, etc.

Por lo tanto, es recomendable generar también un documento de mantenimiento web en el que se definan todas estas tareas y, sobre todo, quién será el responsable. Como ya hemos dicho en otro apartado, a veces con una única persona (diseñador web o webmaster) ya es suficiente, en otros casos necesitaremos más manos.

Y hasta aquí mis consejos para aprender a planificar un proyecto web eficazmente. Si vas a empezar con tu proyecto web te recomiendo que completes cada paso con la dedicación  y el tiempo que requiere. Espero que disfrutes planificando tu proyecto web y, si tienes cualquier tipo de duda, estoy a tu disposición.